Ist Microsoft Teams wirklich die ultimative Zusammenarbeits-Plattform? Part 2
Mein vorheriger Beitrag (Sie wissen nicht, wovon ich spreche? Sehen Sie hier!) hat den Grundstein für meine Antwort auf diese wichtige Frage gelegt: Ja, Microsoft Teams ist die ultimative Plattform für die Zusammenarbeit - unter der Bedingung, dass es angemessen genutzt, konfiguriert und eingesetzt wird.
Wie bereits erwähnt, ist Microsoft Teams das Schweizer Sackmesser der Zusammenarbeit, und wie ein echtes Schweizer Sackmesser ist es äusserst vielseitig. Wenn jedoch die Benutzerakzeptanz vernachlässigt wird, kann dies zu erheblichen Kopfschmerzen für die Administratoren führen (glauben Sie mir, ich weiss, wovon ich spreche). Das Ziel dieser kurzen Serie ist es, ein paar Tipps und Tricks aufzuzeigen, wie man das volle Kommunikations- und Produktivitätspotenzial von Microsoft Teams ausschöpfen kann.
Während sich der vorherige Beitrag auf die "Grundlagen" konzentrierte (Benachrichtigungen richtig einstellen, Chats vs. Channels und die drei goldenen - oder sollte ich sagen lila? - Regeln), werden im Folgenden fünf Produktivitätshacks vorgestellt, die meiner Meinung nach jeder Microsoft Teams-Benutzer kennen sollte.
Fünf Hacks, die Ihre Produktivität und Kommunikation in Microsoft Teams verbessern werden
Hack 1: Speichern Sie Ihre Nachrichten!
Wenn es Ihnen geht wie mir , haben Sie wahrscheinlich Microsoft Teams auf allen möglichen Geräten installiert (natürlich nur, wenn die Compliance-Richtlinien Ihres Unternehmens dies zulassen): Tablet, Smartphone(s), Desktop, und wahrscheinlich haben Sie Teams sogar noch in einem Browser geöffnet - richtig? Und ich liebe es einfach! Völlig geräteunabhängig zu sein, ist einfach grossartig, aber ich schweife ab.
Worauf ich hinaus will, ist Folgendes: Hatten Sie schon einmal die Situation, dass Sie eine Nachricht unterwegs gelesen haben, z. B. auf Ihrem Smartphone, und sie diese dann völlig vergessen haben, bis die Person Sie wieder angepiept hat? Ich wette, das haben Sie!
Ich habe gute Nachrichten für Sie: Die Option "Diese Nachricht speichern" wird Ihr bester Freund sein!
Ich verwende diese Funktion häufig, wenn ich mich an eine Nachricht erinnern und darauf antworten muss, dies aber nicht sofort tun kann. Aber was genau macht diese Funktion? Eigentlich ist es ganz einfach: Wie der Name schon sagt, wird die ausgewählte Nachricht in einer allgemeinen Liste gespeichert, auf die Sie zugreifen können, indem Sie auf Ihr Profilbild und dann auf "Gespeichert" klicken. Sobald Sie auf die Nachricht geantwortet oder sie bearbeitet haben, klicken Sie einfach auf das kleine Fähnchen, um die Speicherung aufzuheben!
Wählen Sie die drei Punkte in der rechten Ecke einer Nachricht an (funktioniert sowohl für Kanäle als auch für Chat-Nachrichten).
Wählen Sie "Diese Nachricht speichern"
Klicken Sie auf Ihr Profilbild
Wählen Sie "gespeichert", und los geht's! Auf der linken Seite sehen Sie eine Liste all Ihrer gespeicherten Nachrichten - klicken Sie auf eine, und die entsprechende Unterhaltung wird geöffnet
Heben Sie die Speicherung der Nachricht auf, sobald Sie sie bearbeitet haben
Hack 2 - Einen Task direkt aus einer Nachricht erstellen
Der vorige Hack hat gezeigt, wie man eine Nachricht "nie" (nie gibt es natürlich nicht wirklich, aber Sie wissen, was ich meine) aus den Augen verliert, aber Sie denken wahrscheinlich: Das ist praktisch, aber was, wenn in der Nachricht eine versteckte oder sehr explizit formulierte Aufgabe enthalten ist? Die "Liste der gespeicherten Nachrichten" ist nicht das beste Werkzeug, um meine Aufgaben zu verwalten!
Diese Liste kann nämlich ziemlich unübersichtlich werden, wenn Sie sie auch zur Verwaltung Ihrer Aufgaben verwenden. Aber Microsoft unterstützt Sie dabei! Mit ein paar einfachen Klicks können Sie aus einer Nachricht eine neue Aufgabe erstellen, die in Ihren Aufgaben angezeigt wird (in Outlook, Microsoft Teams und direkt in Ihrer Aufgaben-App!). Sie können sogar entscheiden, welchem Plan Sie die Aufgabe hinzufügen möchten.
Wählen Sie die drei Punkte in der rechten Ecke einer Nachricht an (funktioniert sowohl für Kanäle als auch für Chat-Nachrichten)
“Weitere Aktionen”
“Aufgabe erstellen”
Füllen Sie die verschiedenen Felder der Aufgabe aus (Plan, Prio, Fälligkeitsdaten und Details) und fügen Sie sie hinzu
Sie finden die erstellte Aufgabe in Ihrer Aufgaben-App: sowohl in Microsoft Teams als auch in Outlook und natürlich auch in der Aufgaben-App selbst.
Hack 3 - Kanäle / Chats anheften und ausblenden
Die Möglichkeit, einzelne Nachrichten zu speichern ist schön und gut, aber sie löst nicht das Problem der ständig wachsenden Anzahl von Teams und Kanälen in Ihrem Tenant. Wenn Microsoft Teams ohne die richtige Compliance eingeführt wird, kann es schnell zu einem unübersichtlichen Dschungel werden. Mein Kollege Thomas Roth hat ein fantastisches Tool entwickelt, das Ihnen hilft, Ihre Microsoft Teams-Umgebung unter Kontrolle, schlank und sauber zu halten, indem Sie kontrollieren, wer, wie und welche Teams erstellt werden. Möchten Sie zum Beispiel, dass die Namen Ihrer Teams einer bestimmten Namenskonvention folgen, um z.B. zwischen organisations- und projektbasierten Teams zu unterscheiden (z.B. mit einem [ORG] oder [PRJ] Suffix)? Oder sind Sie auf der Suche nach einer benutzerfreundlichen Lösung für die Verwaltung von Gästen in Ihrem Mieter (Thomas' Blog, der gerade in Arbeit ist, wird Ihnen diese Funktion näher bringen und die Antwort auf diese Fragestellungen liefern)
Kurzum: Haben Sie ein Verwaltungsproblem, suchen Sie nach einer individuellen Lösung oder möchten Sie mehr über das bestehende Tool erfahren? Kontaktieren Sie uns einfach!
Wenn Sie jedoch kein Tool verwenden, um die Erstellung von Teams unter Kontrolle zu halten, wird wahrscheinlich schnell eine enorme Anzahl an Teams und Kanälen auf der linken Seite in Ihrem Microsoft Teams auftauchen. Meine Lösung? Diejenigen ausblenden, die für mich nicht so wichtig sind, und diejenigen anpinnen, ohne die ich nicht leben kann (ok, das ist wahrscheinlich übertrieben)- sagen wir lieber:arbeiten kann.
3 Schritte zum Anheften Ihrer Lieblingskanäle:
Wählen Sie das Blatt "Teams" in Ihrem Microsoft Teams
Klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite des Kanals, den Sie anheften möchten
Wählen Sie "Anheften"
Und schon finden Sie den angehefteten Kanal ganz oben in der Liste der Teams!
Unnötige Teams verstecken? Kein Problem!
Wählen Sie das Team-Blade in Ihrem Microsoft Teams
Klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite der Teams, die Sie ausblenden möchten
Wählen Sie "Ausblenden"
Und weg ist es! Sie finden es immer noch am Ende Ihrer Teamsliste unter "versteckte Teams".
Das Gute daran? Es funktioniert auch mit Chats! Probieren Sie es aus!
Hack 4 - Tags verwenden
Was aber, wenn Sie ein Team oder einen Kanal ausblenden und jemand Sie erreichen möchte? Nun, wenn man Sie markiert und Sie Ihre Benachrichtigungseinstellungen wie in meinem ersten Blogbeitrag beschrieben eingestellt haben, ist das kein Problem - Sie werden benachrichtigt und verpassen nichts. Wenn jedoch ein ganzer Kanal oder ein ganzes Team markiert wird, kann es sein, dass Sie die eine oder andere Information verpassen - was nicht sehr praktisch ist, vor allem, wenn Sie in einer Rolle sind, in der Sie den Überblick über das Geschehen behalten müssen. Dies könnte durch den aktiven Einsatz von Tags vermieden werden!
Tags? Sie werden vielleicht denken: Was zum Teufel ist das? Markieren wir nicht bereits Personen, Kanäle oder Teams in jeder Nachricht, die wir schreiben?
Nun, nein.
Microsoft Teams Tags helfen Ihnen, schnell und effizient mit mehreren Mitgliedern eines Teams in Verbindung zu treten und können zur Identifizierung von Mitgliedern für eine effizientere Zusammenarbeit verwendet werden. Je nach Ihren Teams-Einstellungen können benutzerdefinierte Tags erstellt und von Eigentümern und Mitgliedern zugewiesen werden, um Personen auf der Grundlage ihrer jeweiligen Rolle, ihres Projekts, ihres Standorts usw. zu kategorisieren. (Ihrer Fantasie sind hier keine Grenzen gesetzt!). Nachdem die Tags zugewiesen wurden, können Sie sie nutzen, um bestimmte Benutzer entsprechend ihres Tags mit @ zu erwähnen - das Elegante daran: ein Tag wird so behandelt, als hätten Sie die Person einzeln markiert, d.h. Sie sollten nichts Wichtiges mehr verpassen - vorausgesetzt, Ihre Benachrichtigungseinstellungen sind wieder "richtig" eingestellt (siehe meinen ersten Blogbeitrag für weitere Infos)!
Erstellen von Tags für ein bestimmtes Team:
Wählen Sie das Team-Blade in Ihrem Microsoft Teams
Klicken Sie auf die drei Punkte auf der rechten Seite des Teams, für das Sie ein Tag erstellen möchten
Wählen Sie "Tags verwalten"
Klicken Sie auf "Tag erstellen"
Geben Sie Ihrem Tag einen Namen und wählen Sie die Personen aus, die Sie mit diesem Tag markieren möchten
Klicken Sie auf "Erstellen" und verwenden Sie Ihr Tag mit @!
Hack 5 - Synchronisieren Sie die Dokumentenbibliothek eines ganzen Teams (jeder Kanal)
Ich möchte diese kleine Serie mit einem Hack beenden, den ich liebe und ohne den ich nicht arbeiten könnte. Er hat nichts mit Kommunikation zu tun, aber sehr viel mit Produktivität (zumindest für mich). Ich weiß nicht, wie Sie arbeiten, aber ich bin kein grosser Fan der Dokumentensuche in Microsoft Teams. Es ist vielleicht etwas altmodisch - meine Kollegen würden mich wahrscheinlich als "Dinosaurier" bezeichnen - aber ich habe meine Dokumente und Ordner gerne in meinem Finder (oder Explorer unter Windows).
Microsoft ermöglicht es Ihnen, die Dokumentenbibliothek einzelner Channels ganz bequem zu synchronisieren, indem Sie im Reiter "Dateien" des jeweiligen Channels auf "Synchronisieren" klicken (Voraussetzung: OneDrive sollte auf Ihrem Computer installiert sein).
Was aber, wenn ich nicht nur die Dokumentenbibliothek eines einzelnen Kanals, sondern die des gesamten Teams synchronisieren möchte? Es gibt keine offensichtliche, direkte Möglichkeit, dies in Microsoft Teams zu tun. Aber keine Sorge, wie immer gibt es einen "Workaround"!
Wählen Sie einen Kanal der Teams, die Sie synchronisieren möchten
Wählen Sie "Dateien"
Klicken Sie auf "In Sharepoint öffnen"
In der geöffneten SharePoint Online Site klicken Sie auf "Dokumente"
Wählen Sie "Synchronisieren"
Und schon sind Sie startklar! Jeder Kanal wird durch einen Ordner repräsentiert, in dem Sie alle Dokumente finden, die in diesem Kanal freigegeben sind!
PS: Ein kleiner Hinweis, wenn Sie Teams und Kanäle synchronisieren wollen - alles, was Sie in Ihrem Finder/Windows Explorer ändern, wird auch in Ihren Teams synchronisiert! Seien Sie also vorsichtig, wenn Sie Dinge löschen. Wenn Sie mehr über die Synchronisierung und Teams im Allgemeinen wissen wollen, zögern Sie nicht, mich zu kontaktieren - ich helfe Ihnen gerne.
Ich hoffe, Sie haben etwas aus dieser kurzen Serie gelernt! Der Schwerpunkt lag darauf, Ihnen zu helfen, die Kommunikation und Produktivität innerhalb von Teams zu verbessern. Das wird jedoch nicht ausreichen, wenn Sie in Ihrer Organisation keine leidenschaftlichen Menschen haben, die als "Teams Champions" fungieren. Der Aufbau einer solchen Community kann eine ziemliche Herausforderung sein, und wir helfen Ihnen gerne dabei, sie mit Ihnen aufzubauen! Wenn Sie mehr darüber und über das Potenzial von Microsoft Teams im Allgemeinen wissen möchten, nehmen Sie einfach Kontakt mit uns auf- wir unterstützen Sie gerne.
PS: Die Dinge ändern sich sehr schnell im Bereich des Cloud-Computing. Ich versuche, meine Blog-Posts auf dem neuesten Stand zu halten, aber das ist leider ein Kampf, der immer wieder verloren wird. Wenn Sie also feststellen, dass der Inhalt, insbesondere die Screenshots, veraltet sind, zögern Sie bitte nicht, mich zu kontaktieren!